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Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)





O que é nota fiscal eletrônica (NF-e) e para que ela serve?

A emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de existência digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, ocorrida entre as partes.

No ano de 2006 foram emitidas as primeiras NF-e com validade tributária. Desde então a Nota Fiscal Eletrônica deixou o status de projeto piloto, tornando-se um instituto oficial de controle fiscal recebido pelas Secretarias de Fazenda de vários estados.

Para o Empreendedor, a nota fiscal eletrônica facilita o controle de entrada e saída, dos Impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.

Para o Consumidor, ela serve como comprovante de compra para requisição de garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda).

Por isso, a nota fiscal é a base das relações comerciais de confiança e garante a credibilidade das empresas no mercado.

Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)?

O Gerenciador Eficaz gera um arquivo eletrônico com as informações fiscais de determinada operação comercial. Este arquivo deve ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e comprovar a autoria de seu emissor. Correspondendo à NF-e, este arquivo inicial é transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda da jurisdição do contribuinte. A SEFAZ então, faz uma pré avaliação das informações e devolve com um protocolo de Autorização de Uso. A partir deste momento, a mercadoria já pode seguir viagem.

A NF-e então é enviada virtualmente para a Receita Federal ou para a Secretaria da Fazenda do estado para onde a mercadoria está indo. Estes órgãos são responsáveis por, além de fiscalizar, armazenar as NF-e e emitidas no país. Deste modo, tanto o emitente quanto o destinatário (ou outros interessados que detenham a senha de acesso) podem consultar e imprimir a NF-e sempre que precisarem.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria comprada/vendida, existe uma representação gráfica simplificada chamada Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, uma única folha de papel comum onde constam a senha de acesso para consulta da NF-e e um código de barras para facilitar a captura das informações pelos fiscais do Fisco.

O que fazer para incluir a emissão de nota fiscal eletrônica em sua empresa?

Os passos para emitir NF-e são semelhantes, independentemente da alternativa usada:

  1. Certificado digital: 

O primeiro passo para emitir nota eletrônica é possuir um certificado digital, que assegura validade jurídica ao documento por permitir confirmação de sua autenticidade. Há diversos órgãos autorizados como autoridades certificadoras pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras).

  1. Credenciamento na SEFAZ: 

Mesmo usando um sistema próprio ou contratado, como por exemplo o Gerenciador Eficaz, é preciso se credenciar junto à Secretaria da Fazenda para emitir NF-e. Cada estado tem um procedimento específico, mas normalmente trata-se de um cadastro simples.

  1. Escolha o emissor de NF-e: 

O Gerenciador Eficaz está aqui para oferecer um sistema completo automatizado, seguro e super prático de utilizar, podendo ser acessado apenas por pessoas autorizadas, suporte técnico sempre disponível para qualquer dúvida, entre vários outros benefícios que você pode ver em nossos planos.

  1. Gere as notas conforme sua necessidade: 

Com certificado digital adequado, credenciamento realizado junto à SEFAZ e emissor de NF-e escolhido, sua empresa está pronta para faturar. Vale a pena realizar testes para homologar as notas, mas é um processo simples para seu negócio funcionar normalmente.

Obrigatoriedade de Uso:

O protocolo ICMS 42/09 objetiva escalonar a ampliação da obrigatoriedade de uso da NF-e de forma que, até o final de 2010, estejam alcançadas por esta obrigatoriedade todos os contribuintes do ICMS que se enquadrem em pelo menos uma das seguintes situações:

  • Desenvolvam atividade industrial;
  • Desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição;
  • Pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação;
  • Forneçam mercadorias para a Administração Pública.

A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica engloba empresas de todos os tamanhos, incluindo as optantes pelo Simples Nacional.

O que muda com a implantação da nota fiscal eletrônica?

A implantação da emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) representa um grande avanço tecnológico para o mercado. Isso porque, até pouco tempo atrás, as empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais.

Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML). Mas a mudança mais significativa é a disponibilidade de informações das operações das empresas no site da Receita por até 180 dias, permitindo a consulta a qualquer momento pela internet com a utilização da chave de acesso gerada na emissão da nota.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem, atualmente, cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada um servindo para substituir determinados documentos. Também há documentos fiscais específicos para certas operações e segmentos, mas vamos nos concentrar nos mais utilizados.

Conheça cada nota em detalhes.

  1. Nota fiscal eletrônica (NF-e):

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital mais comum, voltada às empresas do comércio. Ela foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital e pela autorização da Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa foi registrada.

  1. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e):

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é a nota digital que registra a prestação de serviços. Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos), um documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

A nota fiscal de serviços eletrônica tambèm tem alguma particularidades, como impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura. Além disso, vale lembrar que cada NFS-e refere-se a um tipo específico de serviço.

  1. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e):

O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga. Ele foi criado para substituir diversos documentos fiscais exigidos para prestar esse tipo de serviço (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Além disso, o CT-e elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz drasticamente as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos realmente transportados por cada veículo.

  1. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e):

A nota fiscal do consumidor eletrônica é usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final. Ela foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2, além de oferecer uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo.

Dessa forma, a NFC-e reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes e aprimora o controle fiscal. Sua principal função é comprovar o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da transação.

  1. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e);

A nota fiscal avulsa eletrônica é um documento digital emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas.

Por essa razão, ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os microempreendedores individuais são o maior grupo desobrigado a emitir notas fiscais eletrônicas comuns. A NFA-e se parece com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). 

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